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タグカスタマイズの深掘り — 最大10個、3タイプ、プロンプトで設計する

なんでもフォルダーのタグシステムを深掘り。文字列/数値/日付の3タイプ、最大10個の組み合わせ、AIへの指示文の書き方まで、実務で効くカスタマイズの考え方を解説します。

タグカスタマイズの深掘り — 最大10個、3タイプ、プロンプトで設計する

なんでもフォルダーの中核は、タグを自分で設計できることです。最大10個、3タイプから選べて、それぞれにAIへの指示文を書ける。この自由度が、業種問わず使える理由です。この記事では、タグ設計の考え方を実務目線で深掘りします。

タグシステムの基本仕様

3つのタイプの使い分け

文字列タグ

自由テキストの属性。使い所:

検索動作: 完全一致またはキーワード部分一致。範囲検索は不可。

数値タグ

整数または少数を格納。使い所:

検索動作: 範囲検索に対応（X以上・X以下・X〜Y）。数値比較が必要な属性は必ずこのタイプを選択。

日付タグ

YYYY-MM-DD形式の日付。使い所:

検索動作: 範囲検索に対応（X日以降・X日以前・期間指定）。

タイプ選択の原則

タグ10個の設計戦略

最大10個という制約は、業務ドメインに絞って尖らせるための設計です。全てを盛り込もうとすると、入力確認の負荷が上がり、精度も下がります。

7〜8個が実用最適

PR_FAQでは最大10個ですが、実運用では7〜8個に落ち着くことが多いです。10個全部埋めると、1つ1つの確認に時間がかかりすぎます。

コア5 + 追加2〜3の構成

以下のコア5個は、ほぼどの業務でも使えます。

#タグ名タイプ役割
1文書種別文字列書類のカテゴリ
2取引先/依頼者文字列相手方の識別
3発行日/受付日日付時系列の識別
4金額数値規模の識別
5案件/プロジェクト文字列業務単位の識別

これに加えて業務固有の2〜3個を追加する、という設計が安定します。

AI指示文（プロンプト）の書き方

タグごとに200文字以内のプロンプトを書けます。このプロンプトがAIの判定精度を左右します。

5つの原則

  1. 何を抽出するか具体的に: 「金額」→「税込合計金額を数値で抽出」
  2. データ型を意識: 数値タグなら「数値のみ」、通貨記号不要
  3. 優先順位を明示: 「月額契約の場合は月額を優先」
  4. 見つからない時の挙動: 「記載がなければ空欄」
  5. 業界用語・略称を明示: 「株式会社は略さず完全表記」

悪い例と良い例

❌ 悪い例

金額を抽出してください

⭕ 良い例

税込合計金額を数値で抽出。月額契約の場合は月額を優先。記載がなければ空欄のまま。通貨記号は不要、数値のみ。

同じタグでも、プロンプトの質で精度が10〜30%変わります。

タグ設計を間違えたとき

最初の設計が完璧である必要はありません。後からいつでも変更可能です。

運用して1ヶ月使ってみて、気づいたことを反映する、というイテレーティブな設計が現実的です。

タグ同士の相互作用

タグの間には明示的な依存はないものの、以下の工夫で精度が上がります。

業種別テンプレの使い分け

なんでもフォルダーにはプリセットが3つあります。

セットアップウィザードでサンプルPDFを5枚アップロードすると、プリセットをベースにサンプル内容に合わせてAIが最適化してくれます。完全に白紙から設計する必要はありません。

設計でありがちな失敗

失敗1: タグを増やしすぎる

10個全てを埋めると、確認作業が重くなり、AIの判定精度も下がる傾向があります。7〜8個で止めるのが実用的。

失敗2: 数値タグに文字列を入れたくなる

「金額（税込）」のようなラベル付きで保存したくなるケースですが、そうすると範囲検索ができません。タグ名で意味を明示し、値は数値だけに留めましょう。

失敗3: プロンプトが雑

「取引先名」だけのプロンプトだと、表記揺れが発生します。略称の扱いを必ず書く、記載がない場合の挙動を書く、など具体性が鍵です。

失敗4: 最初から完璧を目指す

最初の設計は70点でOK。運用して30日後に見直す前提で、まずは動かすのが早道です。

まとめ

なんでもフォルダーのタグシステムは、自由度と実用性のバランスを10個/3タイプ/プロンプトという組み合わせで提供しています。プリセットから始めて、業務に合わせて変え、イテレーティブに整える——これが王道の進め方です。

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注記

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