案件の過去を、 3秒で引き出す。

「類似案件の対応、どう処理したっけ」

案件フォルダを片っ端から開いて、過去の類似手続きを探す時間が毎月数時間。

「去年の同じ手続きで」と電話が来たが、すぐ特定できない

案件管理ソフトでは進行状況はわかるが、書類の中身までは横断検索できない。

雛形として使える書類が、どの案件フォルダにあるか覚えていない

雛形を別フォルダに複製する運用が二重管理になり、結局属人化。

ユースケース 1

過去案件の参照

新規案件で「過去の建設業許可と似た案件」を参照したい時、「手続種別=建設業許可 かつ 依頼者業種=建設業」で絞り込み → 該当案件のPDFが一覧。誓約書・定款の書き方が過去資料からすぐ参照できる。

ユースケース 2

雛形探し

「去年使った秘密保持契約書の雛形」を探す時、「文書種別=NDA かつ 受付日>=2025-01-01」で絞り込み → 雛形候補が即座に。案件フォルダを掘り返す手間がゼロに。

ユースケース 3

事務所内の業務標準化

複数担当者がいる場合、全員がなんでもフォルダーを使うことで「誰が何の案件でどの書類を扱ったか」が属人化しない。新人教育時に「過去の似た案件」を即座に見せられる。